Аутсорсинг бухгалтерии: когда он выгоднее штатного бухгалтера
Аутсорсинг бухгалтерии — это когда учётом занимается не сотрудник компании, а внешний специалист или бухгалтерская фирма по договору. Разница не в качестве работы, а в том, за что вы платите: штатному бухгалтеру платят за присутствие, аутсорсеру — за объём. Оклад идёт и в месяц с двумя накладными, и в месяц с двумя сотнями; договор на сопровождение считают от реальной нагрузки.
Экономия при этом не сводится к разнице в сумме на руки. За штатным сотрудником стоят налоги и отчисления работодателя, отпускные, больничные, рабочее место и лицензии на учётную программу. Отпуск и увольнение — отдельная проблема: на две недели без бухгалтера бизнес не встанет, но отчётность в этот период всё равно кто-то должен сдать.
Обратная сторона тоже есть, и о ней стоит знать заранее. Внешний бухгалтер ведёт несколько компаний и не сидит в вашем чате круглосуточно; срочный вопрос в пятницу вечером может подождать до понедельника. Ему нужно передавать документы в оговорённом порядке, а не складывать на стол. И он не заменяет человека внутри, если бизнесу нужен кто-то, кто отвечает за финансы целиком, — для этого есть отдельный формат, главный бухгалтер на аутсорсе.
Платите за объём, а не за ставку
Цена сопровождения считается от количества операций, режима и штата. В несезон нагрузка падает — и договор можно пересмотреть; оклад в несезон не падает.
Отпуск и больничный — не ваша проблема
У штатного бухгалтера отпуск приходится на те же месяцы, что и у всех, а сроки отчётности не сдвигаются. У подрядчика непрерывность работы — его обязательство по договору.
Опыт с чужих компаний
Бухгалтер на аутсорсе ведёт несколько бизнесов и нетипичную ситуацию чаще всего уже видел. Штатный сотрудник знает только вашу компанию — это плюс в рутине и минус в редких случаях.
Учёт остаётся у вас
Документы и история операций живут в аккаунте компании на платформе, а не на личном компьютере подрядчика. Сменить исполнителя можно, не собирая учёт заново.
Заявка занимает пару минут: укажите ИИН или БИН, и подходящие бухгалтеры ответят с предложением.
Подобрать бухгалтераВопросы по этому случаю
Аутсорсинг бухгалтерии — это то же самое, что бухгалтерское сопровождение?
Практически да: сопровождение — это и есть постоянный аутсорсинг учёта. Разница только в акценте. Словом «аутсорсинг» обычно описывают решение не держать бухгалтера в штате, а «сопровождением» — сам набор ежемесячных работ. Разовые услуги формально тоже аутсорсинг, но их считают отдельно, по фиксированной цене за задачу.
Кто отвечает, если бухгалтер на аутсорсе ошибётся?
Перед налоговой за отчётность отвечает компания и её руководитель — это не меняется ни при штатном бухгалтере, ни при подрядчике. Ответственность исполнителя перед вами определяется договором, поэтому его условия стоит прочитать до начала работы, а не после первого уведомления.
Как передавать документы удалённому бухгалтеру?
Через кабинет Payda: документы загружаются в аккаунт компании, там же остаётся история операций. Это удобнее переписки и решает главную проблему передачи дел — при смене исполнителя ничего не приходится собирать заново по чатам и почте.
Общие вопросы — что входит в услуги, сколько это стоит и чем форматы отличаются — на странице «Бухгалтерские услуги в Казахстане».